05 · Compras: aprueba solicitudes de material

El encargo del negocio

La tienda necesita teclados, monitores y sillas. Antes de comprar, una persona revisa el material, la cantidad y el importe. Tu solución debe guardar la solicitud, calcular el total y conservar una decisión humana.

Aprobada significa que se ha autorizado la solicitud. No significa que se haya realizado el pedido, recibido el material o efectuado un pago.

1. Diseñar el registro de solicitudes

Crea una lista de SharePoint en blanco llamada LAB Solicitudes Compra. Renombra Título a Solicitud; internamente seguirá siendo Title.

Añade estas columnas con los nombres exactos:

Crea las columnas sin tildes ni espacios para que los nombres internos de las nuevas columnas coincidan con las expresiones del ejercicio.

Descarga el CSV. No crees todavía las solicitudes: el flujo se iniciará al crear una fila nueva y no procesará automáticamente filas anteriores.

2. Iniciar el flujo y calcular el importe

En Power Automate, crea un flujo de nube automatizado: LAB Barrio Demo Compras.

Elige SharePoint → Cuando se crea un elemento y selecciona tu sitio y lista. Usar el desencadenador de creación evita que las actualizaciones del propio flujo vuelvan a iniciar el mismo proceso.

Añade Operaciones de datos → Redactar / Compose, renombrada Calcular_importe. En el editor de expresiones introduce:

mul(float(triggerBody()?['Cantidad']), float(triggerBody()?['PrecioUnitario']))

Añade Actualizar elemento usando el ID del desencadenador, la solicitud original en el campo obligatorio de título, la salida de Calcular_importe en Importe y Pendiente en Estado. Conserva los datos obligatorios de artículo, cantidad y precio si el diseñador los solicita.

La columna de moneda mostrará dos decimales. Para este conjunto pequeño basta con el cálculo anterior; una solución contable necesita definir redondeo, impuestos, descuentos y precisión monetaria antes de utilizar importes reales.

3. Pedir una decisión humana

Añade Aprobaciones → Iniciar y esperar una aprobación / Start and wait for an approval.

Configura:

• Tipo: Aprobar o rechazar: primero en responder.
• Título: código de solicitud y nombre del artículo.
• Asignado a: tu cuenta de pruebas habilitada.
• Detalles: artículo, cantidad, precio unitario y salida de Calcular_importe, indicando EUR.
• Vínculo al elemento: el vínculo de SharePoint del elemento creado, obtenido del contenido dinámico del desencadenador.

Elige una cuenta que controles para no involucrar a otras personas durante las pruebas. Guardar el flujo no envía una aprobación: la enviará la creación de una solicitud.

4. Registrar la respuesta

Después de la aprobación, añade una Condición sobre el contenido dinámico Resultado / Outcome: igual a Approve.

Los valores de la respuesta de la aprobación son Approve y Reject; el idioma visible de la interfaz no cambia esos valores.

En Sí, añade Actualizar elemento con el ID original, Estado = Aprobada y Resolucion = Solicitud aprobada mediante el circuito de revisión. En No, actualiza el mismo elemento a Rechazada con Resolucion = Solicitud rechazada mediante el circuito de revisión.

Esas frases describen el resultado del circuito; no son comentarios escritos por el aprobador. La identidad, los comentarios y la respuesta original pueden consultarse en la aprobación y en la ejecución. Como ampliación, guárdalos explícitamente a partir de la colección Responses; no inventes una firma ni un comentario.

Repite los campos obligatorios en ambas actualizaciones. Guarda el flujo.

5. Probar con las compras del caso

Crea las solicitudes una a una usando los datos del CSV. No copies ImporteEsperado al campo Importe: debe calcularlo el flujo.

Para cada fila, comprueba primero que llega la solicitud con el importe correcto. Resuélvela desde Aprobaciones y revisa que solo cambia el elemento correspondiente.

Modificar después una fila no inicia otra aprobación en este diseño. No permitas cambiar cantidades durante una revisión real sin definir previamente cómo invalidar y repetir esa revisión.

6. Revisar incidencias y entregar

Una aprobación que falla o caduca no es un rechazo comercial. En esta versión, revisa la ejecución y marca manualmente Error con una explicación si no se llega a registrar una decisión. No uses la rama de rechazo para ocultar un fallo del conector.

Entrega una captura de COM001 aprobada y COM002 rechazada, el cálculo de los tres importes y el historial que relaciona cada ejecución con su ID de lista. Conserva la aprobación original como evidencia adicional.

Desactiva el flujo al terminar. Elimina únicamente la lista y las solicitudes creadas para este laboratorio si ya no las necesitas.

Documentación oficial

• Crear y probar un flujo de aprobación — Microsoft Learn.
• Conector de SharePoint — Microsoft Learn.
• Funciones de expresiones de flujos de trabajo — Microsoft Learn.